# 15 지능형 가상 비서, 업무 환경의 개선
앞선 포스팅에서 AI에 관련된 다양한 포스팅들을 작성했는데요, 이번 포스팅에서는 업무 환경을 개선할 수 있도록 도움을 주는 “지능형 가상 비서”에 대해서 작성해 보고자 합니다.
1. “가상 비서 서비스”의 정의
가상 비서 서비스가 무엇인지 생소하고 낯설어하실 분들이 많을 거라 생각합니다. 가상 비서 서비스는 한마디로 말씀드리자면 기업용 AI 도우미로 정의 내릴 수 있는데요,
각 직원들 개개인의 비서처럼 회사 업무를 도와주는 AI입니다.
사람들의 업무를 도와주는 일을 하는 데 대표적으로 사내 규정에 대한 정보 안내 및 업무에 대한 정보를 찾는 일상적인 기업 내부의 문의를 해결해 주는 역할을 합니다.
최근 들어서 많은 기업들이 인공지능 기술들을 활용하여 기업의 업무 자동화를 시행하고 있으며, 지원하는 서비스가 늘어나고 있는 상황입니다.
더불어 데이터 통합이나 챗봇 등 다양한 인공지능 기술들을 활용하여 실제 비서가 담당하고 있는 업무의 상당 부분을 수행하고 있습니다.
2 가상 비서 데이터 활용 방법
가상 비서를 더욱 효율적으로 사용하기 위해서는 비서에게 업무에 대한 기업의 정보를 제공해야 합니다.
기업이 운영되는 데는 여러 시스템에 의해 운영되고 있는데요, 이 시스템을 전달하고 안내하는 것이 가상 비서에게 데이터를 제공하는 방법이라고 할 수 있습니다.
우선 기업의 데이터를 구조화된 데이터와 비구조화 데이터, 2가지로 나누는데요, 해당 2가지 데이터의 정보를 순차적으로 확인해 보겠습니다.
1) 구조화 데이터
- HR(인사 정보) : 직원 정보, 근무 시간, 급여 등
- 재무 시스템 : 매출, 지출, 이윤 등
- 시스템 데이터 : 재고, 생산, 주문 등
- CS : 고객 관리, 고객 정보, 구매 내역 등
- 캘린더 : 외부,내부 회의 일정 등
2) 비구조화 데이터
- 문서 : 보고서, 품의서, 제안서, PPT 등
- 이메일 : 협업 요청 메일, 고객 문의 등
구조화된 데이터와 비구조화 데이터를 통합하여 활용한다면 대규모 언어 모델처럼 생성형 AI, 가상 비서를 구축할 수 있습니다.
이를 통해 영업 마케팅, 재무 및 인사 업무 등 기업 내의 다양한 분야에서 활용이 가능해집니다. 단순한 반복 업무부터 시작해서 데이터 분석 등과 같은 고난도의 업무까지 맡아서 할 수 있게 됩니다.
더불어 반복되는 업무의 자동화 작업이 이루어지게 된다면 오류 발생의 빈도 및 실수가 줄어들어 업무의 효율성을 극대화하는데 크게 기여를 하게 됩니다.
기업의 다양한 데이터를 학습시킨다면, 폭넓은 활용이 가능합니다.
3) 업무의 효율성을 돕는 가상 비서
업무의 효율성을 극대화하기 위해서 기업들은 가상 비서를 데이터화하고 있습니다. 생각해 보면 회사의 입장에서 그럴 수 있는 이유를 말씀드리자면, 예를 들어 직원 3명을 고용해야 할 일을 AI의 도입으로 3인분의 업무를 넘어서 직원 7명분의 일을 해내는 효과를 볼 수 있기 때문입니다.
이에 인력 운용의 효율성을 높일 수 있고, 인건비의 감소 등의 이유로 많은 관심을 받는 것이 사실입니다. 회사의 직원들보다 더 빠르고 정확한 업무와 방대한 데이터를 실시간으로 분석할 수 있는 AI의 경우 고객 응대 등 다양한 영역에서 회사에게 큰 도움을 줍니다.
4) 결론
지능형 가상 비서의 경우 기업의 입장에서는 여러 가지 비용의 절감, 업무 효율의 향상, 직원 업무의 부담이 감소하는 등 다양한 장점들을 제공하고 있습니다.
꾸준한 발전으로 인건비를 보다 줄일 수 있고 더 나은 의사 결정이 가능한 지능형 비서의 사용이 증가할 것으로 보입니다.
이러한 흐름을 보면 현대 사회가 발전하는 인공지능(AI) 시대에 맞춰 보다 효율적인 결과물을 추구하는 것에 중점을 두고 있다는 것을 느끼게 됩니다.
이번 포스팅에서는 “지능형 가상 비서”에 대해 적어보았습니다.
다음 포스팅에서도 여러분께 도움이 될 만한 주제로 찾아뵙겠습니다.